Zoeken

Hoe automatiseert u de verwerking van bonnetjes met Qonto?

  • Bijgewerkt

Koppel automatisch al uw facturen en bonnetjes aan de juiste transacties in Qonto en bespaar waardevolle tijd op uw boekhouding.

 

👉 Klantfacturen kunnen alleen handmatig aan uw transacties worden gekoppeld vanuit uw Business account > Transactions.

 

Hoe werkt de automatische verwerking van bonnetjes?

Qonto kan elke leveranciersfactuur of bonnetje verwerken dat is geïmporteerd vanuit uw Supplier invoices, doorgestuurd vanuit uw e-mailbox of geïmporteerd vanuit uw online opslagruimte, Google Drive of Dropbox, of Leveranciersportaal.

Bij het importeren worden facturen automatisch gescand door Qonto. Optical Character Recognition (OCR) haalt alle belangrijke informatie uit uw document, en ons algoritme analyseert deze informatie om de factuur te koppelen aan een van uw uitgaande betalingen.

💡 We halen zelfs automatisch de BTW voor u eruit!

 

Hoe importeer ik een leveranciersfactuur of een bonnetje in Qonto?

Importeer al uw bonnetjes, ongeacht hun herkomst:

  1. Gebruik vanaf uw computer uw Supplier invoices om meerdere facturen tegelijk te downloaden, zowel betaald als onbetaald.

  2. Stuur uw facturen die u per e-mail heeft ontvangen door naar uw doorstuur e-mailadres. U kunt zelfs het doorsturen van uw digitale bonnetjes van Gmail naar Qonto automatiseren.

  3. Verbind uw cloudoplossing rechtstreeks met uw Qonto-account om automatisch al uw facturen en bonnetjes te importeren vanuit uw Google Drive- of Dropbox-map (beschikbaar op 💻desktop en 📱mobiel).

  4. De functie Get My Invoices stelt u in staat om verbinding te maken met meer dan 10.000 verschillende leveranciersportalen

    1. Vanuit de sectie Integratie en Partnerschap (alleen op 💻desktop):
      • Klik op Featured
      • Zoek het leveranciersportaal waarmee u verbinding wilt maken, selecteer het
      • Klik op Connect.
    2. Vanuit de sectie Facturen (op 💻desktop of 📱):
      • Klik op Supplier Invoices
      • Druk op de knop Activate integrations and tools in de rechterbovenhoek 🔌
      • Selecteer Import receipts and invoices
      • Zoek het leveranciersportaal waarmee u verbinding wilt maken, klik op  Connect.
    3. Zodra u op Connect heeft geklikt, duurt het enkele seconden voordat de installatie begint. Vervolgens kunt u:
      • Uw inloggegevens van de leverancier invoeren
      • beslissen over de startdatum om uw reeds bestaande facturen te importeren
      • Klikken op Finish/Save.
Als u de leveranciersintegratie die u zoekt niet kunt vinden, kunt u dit formulier invullen.
Facturen en bonnetjes die handmatig aan een transactie worden toegevoegd vanuit de sectie Business account, verschijnen niet in uw Supplier invoices.
 
👉 Vanaf 01/10 is deze functie beschikbaar voor alle plannen volgens de nieuwe prijsstelling en omvat 2 maandelijks geïmporteerde facturen (0,50cts Excl. BTW per extra factuur).
 

Wat als mijn bonnetje niet automatisch aan de juiste transactie is gekoppeld?

Als er geen overeenkomstige transactie kan worden gevonden, kunt u de facturen handmatig aan de juiste transacties koppelen:
  • Klik vanaf uw computer op Invoices en ga vervolgens naar Supplier invoices.
  • In het tabblad Imported kunt u alle facturen bekijken die niet automatisch aan een transactie konden worden gekoppeld, gesorteerd op vervaldatum.
  • Klik op de factuur die u aan een bestaande transactie wilt koppelen en vervolgens op de knop Mark as paid.
  • Selecteer de transactie waarmee u uw bonnetje wilt associëren, of klik op Continue without transaction als u het met geen enkele transactie wilt associëren.
💡 Goed om te weten: Onbetaalde facturen verschijnen ook op het tabblad Imported van uw Supplier invoices, om u te helpen het beheer en de betaling van uw komende betalingen te stroomlijnen.

Als uw factuur of bonnetje niet toegankelijk is vanuit het tabblad Imported of het tabblad Processing van uw Supplier invoices, controleer dan of uw document niet groter is dan 15 MB en dat alle belangrijke informatie op uw factuur leesbaar is (bijv. BTW-nummer, bedrag, enz.). U kunt dan proberen om de factuur opnieuw te importeren of deze direct te downloaden in uw Business account >Transactions door op de overeenkomstige transactie te klikken.

Gerelateerd aan